Technologie is een niet weg te denken middel voor organisaties om te kunnen transformeren. Nieuwe software en innovaties volgen elkaar in rap tempo op. Dit biedt veel kansen, maar levert tegelijkertijd ook keuzestress op bij organisaties en HR-professionals. Vanuit Kirkman Company werken wij op dagelijkse basis samen met organisaties en begeleiden we HR professionals in technologische HR transformaties. Tijdens de transformaties komen we vaak uitdagingen tegen op het gebied van vertrouwen binnen samenwerkingsverbanden. We nemen je graag mee in waar wij denken dat zaken beter kunnen in het opbouwen van vertrouwensrelaties in HR technologie transformaties en doen dit aan de hand van onze tegeltjeswijsheid. Dit keer neem ik je mee in de samenwerking met de implementatiepartner tijdens HR IT transformaties en hoe ik geloof dat vertrouwen daarin de basis is.
Vertrouwen vormt de basis van een succesvolle samenwerking
Binnen HR IT trajecten zijn er drie belangrijke samenwerkingen die het succes van het traject bepalen, namelijk de samenwerking met de interne project organisatie, die met de leverancier en die met de implementatiepartner. De absolute basis van al deze samenwerkingen is het onderlinge vertrouwen. Dit betekent dat partijen zich durven uit te spreken en gehoord worden. Wanneer er geen vertrouwen is, blijft er veel onuitgesproken en is er geen goede basis om een gezond samenwerkingsverband op te bouwen.
Patrick Lencioni, de bedenker van de piramide van Lencioni, toont in zijn model aan dat er 5 factoren zijn die essentieel zijn voor een goede teamsamenwerking. Dit zijn:
- De focus op resultaten
- Het nemen van verantwoordelijkheid
- Een hoge mate van betrokkenheid
- Het aandurven van conflicten
- Het onderlinge vertrouwen
Het model gaat uit van een piramidevorm. Dit betekent dat de bovenste laag pas kan worden gerealiseerd als de lagen eronder ook goed werken. Vertrouwen vormt als de onderste laag, de basis.
1. Vertrouwen ontstaat wanneer mensen elkaar beter leren kennen, neem daarom uitgebreid de tijd om elkaar op persoonlijk vlak beter te leren kennen.
Bij de start van het project met het projectteam, de eerste kennismaking met de leveranciers of de implementatiepartners, hiervoor geldt allemaal: neem uitgebreid de tijd om elkaar (persoonlijk) te leren kennen. Doe dit het liefst face-2-face, zodat je elkaar in de ogen kan kijken. Heb het niet alleen over iemand zijn professionele achtergrond, maar probeer ook zijn persoonlijke context te begrijpen. Hoe is zijn of haar thuissituatie? Waar besteed hij of haar tijd aan in de vrije uren? Dit allen draagt bij aan het creëren van vertrouwen. Wanneer er sprake is van voldoende vertrouwen ontstaat er ruimte om conflicten (op een veilige manier) aan te gaan, wat zal helpen bij het vergroten van de betrokkenheid, het nemen van verantwoordelijkheid en uiteindelijk het focussen op resultaat. Mijn ervaring binnen HR IT trajecten is dat tijdlijnen meer dan eens te krap zijn. Wil je dat de leverancier of de implementatiepartner met je meedenkt of net dat stapje extra zet, dan is het wel zo handig dat er vertrouwen is om dit bespreekbaar te maken en het gewenste resultaat te behalen.
2. Iedereen heeft zo zijn eigen communicatiestijl, persoonlijke voorkeuren, persoonstype; neem de tijd en aandacht die nodig is om elkaar ook op dit vlak te leren (her)kennen.
Begrip en respect voor elkaar en ieders communicatiestijl, persoonlijke voorkeuren en persoonstypes zal helpen om je beter te kunnen verplaatsen in de ander zijn beweegredenen. Hier zijn meerdere tools voor ontworpen die hierbij kunnen helpen, denk aan DISC, Insights of TMA. Waar het op neer komt is dat het helpt om inzicht te geven in je eigen en de ander zijn stijl. Het helpt daarnaast ook om dit bespreekbaar te maken. Indien hiervoor dezelfde tool wordt gebruikt, zal een gedeelde taal ontstaan die het nog makkelijker bespreekbaar maakt. Met name in lange trajecten, wat HR IT trajecten over het algemeen zijn, kan dit nuttig zijn om aandacht aan te besteden. Mijn ervaring is dat bij HR IT implementaties het interne kern projectteam nauw met elkaar samenwerkt, hierdoor kan het af en toe schuren wanneer iets niet goed gaat of tijdlijnen krap zijn. Het helpt dan om in een projectteam evaluatie aandacht te besteden aan hoe er met elkaar gecommuniceerd wordt aan de hand van een elkaars communicatie en/of persoonlijkheidsstijlen. Meer begrip voor elkaar leidt tot meer vertrouwen in de langdurige samenwerking.
3. Geef het goede voorbeeld!
Zet zelf de eerste stap. Als jij een goed en fijn samenwerkingsverband wilt opbouwen en daarmee samen het gewenste resultaat wilt behalen, neem dan zelf die eerste stap om die andere beter te leren kennen. Steek hier tijd en moeite in en je zult zien dat dit gewaardeerd wordt en dat het zijn vruchten zal afwerpen gedurende de samenwerking. Tijdlijnen zijn krap in HR IT trajecten en door tijd te investeren in elkaar, bespaar je tijd op de lange termijn en voorkom je ingewikkelde conflicten. Alle tijd die je aan de voorkant investeert om een goede samenwerking te bewerkstelligen, betaald zich aan het einde van het traject dubbel en dwars terug. Zelf probeer ik de eerste kennismaking op een nieuwe verfrissende locatie te laten plaatsvinden, maak ik deze speels met leuke kennismaking vormen, laat ik zien dat ik het belangrijk vind en zorg ik dat er voldoende tijd en ruimte beschikbaar is in de agenda’s.
De implementatie van HR-technologie is duidelijk geen gemakkelijke klus en gaat om meer dan alleen de technologische applicatie. Externe en interne ontwikkelingen zorgen voor veel druk bij HR-afdelingen om te vernieuwen en te innoveren met technologie. Los van alle technische aspecten die een rol spelen, blijft het effectief inzetten van HR-technologie mensenwerk.
Graag blijven we je behapbaar advies geven via onze tegeltjeswijsheid. Wat vind jij van mijn tegelwijsheid? Laat het me weten! Zie ook mijn vlog over deze tegeltjeswijsheid op Youtube.
