Technologie is een niet weg te denken middel voor organisaties om te kunnen transformeren. Nieuwe software en innovaties volgen elkaar in rap tempo op. Dit biedt veel kansen, maar levert tegelijkertijd ook keuzestress op bij organisaties en HR-professionals. Vanuit Kirkman Company werken wij dagelijks met onze klanten aan het bereiken van 100% relevantie voor jou als manager of medewerker. We nemen je graag mee in hoe wij denken dat zaken beter kunnen op het gebied van HR-technologie transformaties. Dat doen we aan de hand van onze Kirkman Company tegelwijsheden. Dit keer vertel ik je meer over het gebruik van verschillende vormen van projectmanagement tijdens HR IT-transformaties.
“We zien dat organisaties bij HR IT-selectie en implementatietrajecten gebruikmaken van nieuwe projectmanagementmethoden waarin de klant of de eindgebruiker centraal staat. Vaak wordt er uiteindelijk maar één methode gekozen om het project op te draaien, maar waarom zouden we onszelf hiertoe beperken?”
Agile werken is ‘hot’ en veel organisaties zien toegevoegde waarde in wat agile methodieken beloven. Omdat agile een oorsprong heeft in de IT-wereld is het ook niet gek dat er bij HR IT trajecten gekeken wordt naar wat agile werken te bieden heeft. Daar tegenover staat dat er ook organisaties zijn die agile methodieken als een trend zien die wel weer overwaait. Zij houden het liever bij de meer traditionele manieren van projectmanagement. Mijn advies is om niet zomaar één methode te kiezen, maar het doel per fase leidend te laten zijn om de meest effectieve en efficiënte werkwijze te kiezen. Ik geef je drie tips hoe je dit aan kunt pakken:
1. Kijk goed naar de verschillende fasen in het traject en wat je wil bereiken
Een HR IT traject heeft globaal gezien drie fasen: de strategiefase, de selectiefase en de implementatiefase. Binnen deze fasen kun je subfasen onderscheiden. Als voorbeeld bestaat een implementatie uit een blauwdruk, een configuratie, een test en een adoptiefase. In iedere (sub)fase streef je naar een net iets ander resultaat. Dat gewenste resultaat is een mooi uitgangspunt om een passende methode te kiezen. Maar wanneer gebruik je wat?
Agile methodieken zijn zeer behulpzaam wanneer je het eindresultaat nog niet geheel scherp hebt. In dat geval helpt het om kort cyclisch met verschillende expertise houders te werken aan het verduidelijken van dat eindresultaat. Maar waarom zou je dit doen wanneer je al heel duidelijk hebt wat er opgeleverd moet worden? In dat geval kan agile werken misschien wel als belastend en onzinnig ervaren worden.
Neem nou een blauwdrukfase waarin je als organisatie samen met de implementatiepartner bepaalt wat er uiteindelijk gebouwd moet worden. In dit geval is het eindresultaat waarschijnlijk nog niet geheel scherp, omdat je nog niet geheel weet wat het nieuwe systeem aan mogelijkheden per proces te bieden heeft en je misschien ook de specificaties op detail nog niet geheel scherp hebt. In dit geval zou ik ervoor pleiten om samen met de implementatiepartner een op agile gebaseerde werkwijze te kiezen.
Wanneer de blauwdruk helder is en het tijd is voor configureren, weet een implementatie-partner heel goed wat er gebouwd dient te worden en hoeveel tijd dit kost. In dat geval zou een meer traditionele manier van werken passender kunnen zijn of misschien een combinatie van verschillende werkwijzen.
Het belangrijkste is dat je een bewuste keuze maakt voor een werkwijze en je niet alleen laat leiden door trends of door het welbekende ‘dat doen wij nu eenmaal zo’. Daarbij is het wat mij betreft geen gegeven dat prince2, waterval of agile werken voor een geheel project even goed werkt. Geregeld evalueren op zowel inhoud als proces en het selectief zijn in welke werkwijze er wordt gebruikt is de sleutel.
2. Maak duidelijke afspraken en besteed tijd aan training
Niets is menselijker dan het hebben van verwachtingen, zo ook ten aanzien van de manier van samenwerken. Maar er kan een stille ramp ontstaan wanneer we ze niet van tevoren al uitspreken. In een toch vaak langer traject helpt het wanneer je op één lijn zit qua ideeën over de samenwerkingsvorm. Besteed daarom voldoende tijd aan het maken van afspraken over de werkwijze en de samenwerking. Niet alleen intern, maar met de implementatiepartner zoals ook al gedeeld in blog 2 ‘HR Tech is als een goed huwelijk’ en in blog 3 ‘Vertrouwen vormt de basis van een succesvolle samenwerking’.
Ga ook na of iedereen uit het projectteam bekend is met de gekozen werkwijze. Mocht dat niet zo zijn, dan is training geen overbodige luxe. Het is niet in het voordeel van de voortgang en het resultaat als het projectteam eerst weken worstelt met het zoeken naar de juiste werkwijze. Bovendien kan het projectteamleden frustreren wanneer ze het gevoel hebben dat ze de werkwijze niet kunnen volgen of onder de knie hebben terwijl je vaak nog langere tijd door moet. Kortom, een belangrijk onderwerp om goed op te acteren, anders zit je straks alsnog met die verwachtingen die maar geen werkelijkheid worden.
3. Evalueer, leer en stel bij indien nodig
We kunnen niet altijd voorspellen wat we onderweg in een project tegenkomen. Daarom moet je jezelf de ruimte geven gaandeweg te reflecteren. Het helpt om dit soort momenten in een standaard frequentie in te bouwen om tussentijds zaken te peilen als ‘zijn we blij met het resultaat?’ (inhoud) en ‘zijn we blij met hoe we tot dit resultaat zijn gekomen?’ (proces). Op die manier kunnen we tussentijds bijsturen als we zien dat wat we doen of hoe we iets doen, niet meer de meest effectieve of efficiënte manier is. Wat dat betreft zijn in agile termen ‘retrospectives’ (evaluatiemomenten) iets uit de agile werkwijze wat we ongeacht de projectmanagementmethode altijd goed kunnen gebruiken.
De implementatie van HR-technologie is duidelijk geen gemakkelijke klus en gaat om meer dan alleen de technologische applicatie. Externe en interne ontwikkelingen zorgen voor veel druk bij HR-afdelingen om te vernieuwen en te innoveren met technologie. Los van alle technische aspecten die een rol spelen, blijft het effectief inzetten van HR-technologie mensenwerk.
Graag blijven we je behapbaar advies geven via onze tegeltjeswijsheid. Wat vind jij van mijn tegelwijsheid? Laat het me weten! Zie ook mijn vlog over deze tegeltjeswijsheid op Youtube.
