Technologie is een niet weg te denken middel voor organisaties om te kunnen transformeren. Nieuwe software en innovaties volgen elkaar in rap tempo op. Dit biedt veel kansen, maar levert tegelijkertijd ook keuzestress op bij organisaties en HR-professionals. Vanuit Kirkman Company werken wij dagelijks met onze klanten aan het bereiken van 100% relevantie voor jou als manager of medewerker. We nemen je graag mee in hoe wij denken dat zaken beter kunnen op het gebied van HR-technologie transformaties. Dat doen we aan de hand van onze Kirkman Company tegelwijsheden. Dit keer vertel ik je meer over het maken van bewuste keuzes binnen een IT-implementatie met als specifiek voorbeeld de afweging tussen een on-premise en cloud oplossing.
“Tijdens HR IT-verandertrajecten komen er verschillende keuzes en veranderingen op jou als HR-professional af. Bijvoorbeeld bij de transitie van de HR IT-omgeving van on-premise naar cloud. Een ‘cloud-strategie’ is de norm geworden in HR IT-land. Er zijn in principe nog maar weinig organisaties die een on-premise systeem willen aanschaffen en vanuit leveranciers worden ze steeds minder aangeboden. Ondanks deze ontwikkeling zien we dat een groot aantal organisaties nog vanuit een on-premise systeem richting de cloud bewegen of vanuit een on-premise gedachte redeneren. Hierdoor ontstaat een tegenstrijdige wens: we willen naar de cloud, maar wel onze eigen processen, speciaaltjes en invloed behouden. We zien vaak in HR IT-projecten dat er geen tijd wordt gemaakt om uit te leggen wat de werkelijke verschillen tussen een on premise- en een cloud oplossing zijn, terwijl de voor- en nadelen ervan voor veel HR-professionals en gebruikers niet bekend zijn. Dit leidt dan later in de implementatie voor veel onbegrip.”
"Elk voordeel heeft z’n nadeel; you can’t have the best of both worlds"
We willen dus het liefst ‘the best of both worlds’, maar helaas kan dat niet. Dat houdt in dat als je voor optie B kiest, je niet de voordelen die bij optie A horen alsnog kan verwachten. Zo heeft een on-premise systeem veel opties tot personaliseren. Voordeel: je kan het aanpassen naar jouw wensen. Nadeel: het is minder duurzaam. Een cloud systeem is vaak een best practice met standaard opties. Voordeel: je maakt gebruik van snelle ontwikkelingen en hebt een duurzaam, bereikbaar systeem. Nadeel: je hebt minder opties om het systeem naar al jouw wensen aan te passen/ te personaliseren, je moet je aanpassen aan de standaard.
Je kunt dus niet overgaan naar een cloud systeem en alle personalisaties die je gewend bent in je on-premise systeem ook daarin krijgen. Als je dit inziet, werk je prettiger samen met de partners en haal je meer uit de opties die je wél hebt. Hieronder drie tips om dit te bereiken:
1: Neem de tijd om elkaar mee te nemen in de achtergrond
Besteed aan de voorkant van een implementatie de tijd om elkaar mee te nemen in de inhoud. Neem de leverancier/implementatiepartner mee in jouw achtergrond en praktijksituatie. Bespreek hoe jullie nu gewend zijn om te werken, welk maatwerk is toegepast en wat jullie invloed daarop is. Andersom wil jij door hen meegenomen worden in de theorie achter verschillende keuzeopties, bijvoorbeeld in wat een on-premise oplossing of een cloud oplossing eigenlijk is. Je wilt begrijpen waar je keuzes in kunt maken en wat vaststaat. Vraag bijvoorbeeld uit in hoeverre je look en feel en berichtgeving uit het systeem kunt aanpassen.
Vergelijk de opties met elkaar, benoem alle voordelen, nadelen en andere gevolgen, zodat je een volledig beeld hebt. Soms heb je geen keuze meer, bijvoorbeeld als je over móet naar een cloud systeem. Besteed ook juist dan deze tijd om goed te begrijpen wat dit betekent. Zo hebben beide partijen dezelfde achtergrondkennis en spreek je dezelfde taal. Het vormen van dit begrip en de verwachtingen scheelt veel discussie tijdens de implementatiefase en komt de snelheid van besluitvorming en samenwerking ten goede.
2. Bekijk de opties objectief
We zien vaak één van de twee volgende onderstromen bij het overgaan naar een nieuwe IT-oplossing. In het eerste geval merk je dat mensen gewoontedieren zijn. We houden van wat we kennen. We staan dan niet écht open voor verandering. We kijken gekleurd naar de opties en zijn geneigd de huidige situatie positiever te bekijken, omdat we daar bekend mee zijn en het vertrouwd voelt. Een nieuwe optie, die verandering meebrengt, bekijken we vaak negatiever omdat het spannend is.
In het tweede geval voelen we vooral dat het gras groener is aan de overkant. We zijn gefrustreerd en klaar met het huidige systeem en alles wat anders is, zal beter zijn. We zijn blind voor de voordelen van het huidige systeem.
In beide gevallen is de oplossing om feitelijk en objectief naar de situatie te kijken. Wat heb je nu? Wat zou je kunnen krijgen? Wat is het gat daartussen dat je moet overbruggen? Sta ervoor open om de voor- én nadelen van alle opties te zien. Alleen dan kan je een bewuste keuze maken.
3. Maak gebruik van standaarden
We zijn gewend aan onze huidige, bekende, veilige en vaak op maat gemaakte oplossingen. Overgaan naar een standaardoplossing, kan dan voelen als een achteruitgang. Maar bedenk je dat een standaardoplossing juist ontstaan is door de ervaringen van andere organisaties en de expertise van leveranciers en implementatiepartners. Als je buiten je comfortzone gaat en durft te vertrouwen op deze visie, biedt het volgen van een bewezen oplossing je misschien nog wel meer kansen dan je had verwacht…
De implementatie van HR-technologie is duidelijk geen gemakkelijke klus en gaat om meer dan alleen de technologische applicatie. Externe en interne ontwikkelingen zorgen voor veel druk bij HR-afdelingen om te vernieuwen en te innoveren met technologie. Los van alle technische aspecten die een rol spelen, blijft het effectief inzetten van HR-technologie mensenwerk.
Graag blijven we je behapbaar advies geven via onze tegeltjeswijsheid. Wat vind jij van mijn tegelwijsheid? Laat het me weten! Zie ook mijn vlog over deze tegeltjeswijsheid op Youtube.
