“Tijdens HR IT-transformaties zien we regelmatig wrijving ontstaan tussen organisaties en hun implementatiepartner. Waarom besteden we dan voornamelijk aandacht aan de functionele eisen en wensen van HR IT-systemen, terwijl juist de partij die de software implementeert het verschil kan maken?”
Technologie is een niet weg te denken middel voor organisaties om te kunnen transformeren. Nieuwe software en innovaties volgen elkaar in rap tempo op. Dit biedt veel kansen, maar levert tegelijkertijd ook keuzestress op bij organisaties en HR-professionals. Vanuit Kirkman Company werken wij dagelijks met onze klanten aan het bereiken van 100% relevantie voor jou als manager of medewerker. We nemen je graag mee in hoe wij denken dat zaken beter kunnen op het gebied van HR-technologie transformaties. Dat doen we aan de hand van onze Kirkman Company tegelwijsheden. Dit keer vertel ik je meer over samenwerking met de implementatiepartner tijdens HR IT-transformaties.
“HR Tech is als een goed huwelijk; een gelijkwaardige relatie tussen de organisatie en implementatiepartner waarin beide geven en nemen”
Tijdens de selectiefase van een nieuw HR IT-systeem zie ik vaak dat voornamelijk aandacht wordt besteed aan de functionele eisen en wensen van het systeem. Dit gedachtegoed en deze werkwijze is achterhaald, leveranciers leveren namelijk steeds meer standaard cloud software. Het is de implementatiepartner die het noodzakelijke maatwerk mogelijk maakt. Daarom is ‘een goed huwelijk’ met de implementatiepartner essentieel.
In de praktijk zie ik echter dat weinig aandacht wordt besteed aan het opbouwen van een goede en gelijkwaardige relatie met de implementatiepartner. Dit begint al bij de selectie en inkoop en wordt voortgezet bij de start van de implementatie. Ik zie regelmatig discussies ontstaan over de scope en wat er contractueel wel of niet is afgesproken. Zo ontstaat een traditionele opdrachtgever-opdrachtnemerrelatie waardoor de implementatiepartner nooit het extra stapje zal zetten voor de klant. Terwijl dat laatste juist nodig is. Deze traditionele relatie kost uiteindelijk voor beide partijen onnodige veel tijd en energie en daarbovenop lopen de kosten ook vaak op.
Mijn advies is om de selectie van de implementatiepartner een belangrijk onderdeel te maken van het project. In dit blogartikel deel ik meerdere tips hoe je na de fase van selectie en contractering tot ‘een goed huwelijk’ kan komen.
1. Selecteer een implementatiepartner die aansluit bij jouw organisatiecultuur
Tijdens een intensieve samenwerking is niets zo belangrijk als een partner waarmee je goed kan communiceren. Dezelfde manier van werken, normen en waarden dragen hieraan bij. Sta daarom eerst stil bij je organisatiecultuur, de ongeschreven regels en hetgeen wat niet zichtbaar is. Bepaal vervolgens wat het beste bij je past. Zoek je bijvoorbeeld een partner die flexibel en pragmatisch is of juist planmatig en theoretisch? Verwacht je dat een partner meedenkt, ongevraagd advies geeft met als gevolg dat er afwijking kan ontstaan in jouw eisen en wensen, of wil je juist dat iemand volledig uitvoert wat jij als organisatie op papier hebt gezet? Op deze manier stilstaan bij je organisatiecultuur en daarbij de beste partner zoeken, zorgt er ook voor dat je vanaf het begin de juiste verwachtingen van de samenwerking kan uitspreken.
2. Creëer een ‘samen’ gevoel door de implementatiepartner als volwaardig partner te behandelen en niet slechts als leverancier
Een implementatie van een HR IT-systeem duurt gemiddeld zes tot twaalf maanden en is vaak een project waar veel medewerkers en externe partners bij betrokken zijn. De fases in het project brengen verschillende uitdagingen met zich mee, met stressvolle periodes wanneer deadlines behaald dienen te worden. Alle betrokkenen moeten als team gezamenlijk hun schouders eronder zetten. Dit kan alleen als de implementatiepartner zich gelijkwaardig kan opstellen en eigenaarschap kan tonen. Creëer deze omgeving door hen bijvoorbeeld onderdeel te maken van de stuurgroep, het programmamanagementteam en de teamoverleggen. Geen vinger wijzen, maar gelijkwaardigheid in inspraak, samen zoeken naar oplossingen bij problemen en open communicatie waarbij beide partijen elkaar aanspreken op houding, gedrag en gemaakte afspraken.
3. Geef de implementatiepartner de tijd om het team en jouw organisatie te leren kennen
Bij de start van de implementatie zie ik vaak dat men direct begint met het maken van een planning, afstemmomenten in agenda’s zet en gelijk begint met de eerste inhoudelijke workshops. Vergeet niet om ook aandacht te besteden aan het vormgeven van een divers team, spreek verwachtingen uit en geef aan welke samenwerkingsvoorkeuren eenieder heeft. Wat verwacht je van elkaar in stressvolle periodes, wie kan bij wie terecht als het even moeilijk loopt, en wat zijn de ‘champagne momenten’ om bij stil te staan? Welke stakeholders moeten wanneer en door wie betrokken worden? Alleen als de implementatiepartner zich als een vis in het water voelt binnen jouw organisatie kunnen zij het beste uit zichzelf halen en samen met jou het project tot een succes brengen.
De implementatie van HR-technologie is duidelijk geen gemakkelijke klus. Los van alle technische aspecten blijft het effectief inzetten van HR-technologie mensenwerk.
Graag blijven we je behapbaar advies geven via onze tegeltjeswijsheid. Wat vind jij van deze tegelwijsheid? Laat het me weten! Zie ook de vlog over deze tegeltjeswijsheid op Youtube.
Meer weten over onze aanpak? Klik dan hier.
