“We weten dat het succes van een HR IT-implementatie maar voor een klein deel wordt bepaald door feitelijke functionaliteiten van de technologie. Dus waarom besteden we dáár zoveel tijd aan, en aan de rest zo weinig tijd en pas zo laat in het proces?”
Technologie is een niet weg te denken middel voor organisaties om te kunnen transformeren. Nieuwe software en innovaties volgen elkaar in rap tempo op. Dit biedt veel kansen, maar levert tegelijkertijd ook keuzestress op bij organisaties en HR-professionals. Vanuit Kirkman Company werken wij dagelijks met onze klanten aan het bereiken van 100% relevantie voor jou als manager of medewerker. We nemen je graag mee in hoe wij denken dat zaken beter kunnen op het gebied van HR-technologie transformaties. Dat doen we aan de hand van onze Kirkman Company tegelwijsheden. Dit keer vertel ik je meer over change management in HR IT-transformaties.
“Change is meer dan training en communicatie”
Ik zie dat change management te laat en te weinig aan de orde komt in HR IT-implementaties. In het algemeen zien we dat het proces waarin een nieuwe HR-innovatie, technologie of beleid wordt geïntroduceerd te weinig aandacht krijgt1. Vaak start een organisatie met change management op het moment dat een applicatie wordt gelanceerd, ofwel de ‘go live’, waarbij de focus ligt op training en communicatie om gebruikers wegwijs te maken in het nieuwe systeem. Dit is een belangrijk onderdeel voor een succesvolle implementatie, maar niet het enige onderdeel van change management. Zo is het ook belangrijk dat medewerkers op de hoogte zijn van veranderingen en is het belangrijk om een applicatie aan te laten sluiten op gebruikerswensen.
Daarnaast zie ik vaak dat de periode waarin er aandacht besteed wordt aan change management na de go live relatief kort is. De verandering wordt snel als afgerond beschouwd, terwijl de echte transformatie dan pas begint. Dit heeft negatieve gevolgen voor het daadwerkelijke gebruik van de nieuwe omgeving.
Ik adviseer daarom om change management vanaf het begin onderdeel te maken van je project en deel graag de volgende drie tips:
1. Denk na over welke stakeholdergroepen wanneer betrokken moeten worden bij het project, hoe je ze betrekt en hoe je ze laat meebeslissen over de inhoud
Het veranderen van een HR-systeem heeft op allerlei plekken impact: op het bereiken van lange termijn organisatiedoelen, de werkzaamheden van HR-professionals, de rol van lijnmanagers en samenwerkingen met andere diensten. Ons devies is daarom: durf te vertragen om te kunnen versnellen. Neem de tijd om een analyse te doen van alle verschillende stakeholders en stakeholdergroepen. Wat is hun belang? Wat voor invloed hebben ze? En verandert dat naarmate de stappen die we zetten? Hoe moeten we ze betrekken? Een stakeholdermap is daar een goed hulpmiddel voor. Op deze manier vang je de impact van de verandering geleidelijk op, maak je keuzes die gedragen worden door de eindgebruikers en kom je in een later stadium niet voor verrassingen te staan.
2. Besef dat een groot deel van een succesvolle implementatie bepaald wordt door de kwaliteit van je HR-beleid en -dienstverlening, niet door technologie
Wist je dat de ervaren kwaliteit van HR-diensten voor maar 18% worden bepaald door IT-kwaliteit en voor ruim 46% door de kwaliteit van HR-content?2 Technologie kan zeker een rol spelen in het verbeteren van de HR-kwaliteit, maar dit staat los van de kwaliteit van de HR-dienstverlening en -processen. Ik adviseer om een kritische blik te werpen op hoe het nu gaat: Waar willen we van af en wat willen we behouden? In de praktijk zien we vaak dat HR-informatie niet up-to-date is, en dat dit niet direct door een HR-applicatie opgelost wordt. Dit proces vereist namelijk herevaluering over hoe informatie verbeterd kan worden om daarna te bepalen hoe technologie hierin kan ondersteunen. Met andere woorden; voordat technologie kan worden ingezet, moet aan de kwaliteit van HR worden gewerkt, want: ‘garbage in, is garbage out’.
3. Beschouw de implementatie van een nieuw HR-systeem als een transformatie, die tijd kost, voor en ná go live
Creëer vanaf het begin een mindset waarin je de HR-implementatie ziet als een transformatieproces en niet simpelweg een vervanging van een systeem. Hierdoor verbreed je je blikveld op het vraagstuk: Welke doelen willen we bereiken en hoe ondersteunt technologie die? Wat is de rol van HR en hoe willen we de dienstverlening vormgeven? Door het dialoog te voeren over dit soort vragen kijk je verder dan slechts een systeem. Als je met deze mindset je stakeholders betrekt en laat meebeslissen, ontdek je dat er meer acceptatie is voor onvermijdelijke ‘dipjes’ in je dienstverlening en dat deze mindset de kans op succesvolle implementatie vergroot.
De implementatie van HR-technologie is duidelijk geen gemakkelijke klus. Los van alle technische aspecten blijft het effectief inzetten van HR-technologie mensenwerk.
Graag blijven we je behapbaar advies geven via onze tegeltjeswijsheid. Wat vind jij van mijn tegelwijsheid? Laat het me weten! Zie ook mijn vlog over deze tegeltjeswijsheid op Youtube.
1 Anna Bos-Nehles & David Guest (2015) Effectiviteit van de HRM implementatie: een procesmodel in vier stappen, Tijdschrift voor HRM.
2 Tanya Bondarouk, Rainer Harms & David Lepak (2017) Does e-HRM lead to better HRM service?, The International Journal of Human Resource Management, 28:9, 1332-1362.
