Hoe je als organisatie facility data slimmer kan benutten

Leestijd: 5 minuten

In de facilitaire wereld wordt bijna alles gemeten. Denk aan hoeveel mensen een gebouw in- en uit lopen, het aantal koppen koffie dat medewerkers drinken en hoe lang bepaalde ruimtes worden gebruikt. Hier genereren facilitaire systemen, processen en diensten zeer waardevolle data. Data die voor vele optimalisatie mogelijkheden kan zorgen. De vraag is of dit ook al volop wordt benut in het bedrijfsleven?

Het korte antwoord is ‘nee'. De volle potentie van deze data wordt nog niet voldoende benut. Deze kan nog slimmer, meer voorspellend en sturend ingezet worden. Denk aan betere schattingen voor preventief en correctief onderhoud van de klimaatsystemen, het inschatten van inkoop hoeveelheden, plannen van gebruik van het gebouw, verspilling en bewerking.

Hoe vaak wordt er in jouw organisatie gestuurd op wat er gemeten wordt? En hoe vaak wordt deze informatie gedeeld met collega’s, zodat zij hierop kunnen sturen? In dit artikel nemen we je mee op een ‘virtuele tour’ door een gemiddeld kantoor en laten we je zien hoe het koppelen van databronnen jouw organisatie helpt om efficiënter te kunnen sturen. Met deze vragen in ons achterhoofd hebben we samen met Facility Service B.V. een ronde tafel georganiseerd om antwoorden te vinden.

Bijna alles wordt gemeten

Stel, je komt aan op kantoor. Bij binnenkomst bied jij je pas aan, stap je door de automatische deuren en neem je vervolgens de lift. Je loopt de afdeling op. De lichten springen aan. Bij het koffiezetapparaat pak je een kop koffie en daar zie je ook de mogelijkheid om je handen te wassen (door corona een vaste gewoonte geworden). Vervolgens loop je door naar je bureau en log je in op het wifi netwerk.

Dit is een veel voorkomende volgorde van handelingen door een gemiddelde werknemer in een bedrijfspand. Tijdens deze korte wandeling zijn verschillende, waardevolle zaken gemeten met verschillende doelen:

• Aantal keer dat de deur is opengegaan en het aantal liftbewegingen ten behoeve van het periodieke onderhoud;
• Aantal keer dat de lichten zijn geactiveerd op een afdeling om in te schatten wanneer deze vervangen dienen te worden;
• Aantal keer dat de zeepdispenser is gebruikt en het aantal kopjes koffie uit het apparaat om in te schatten wanneer deze beide zaken bijgevuld dienen te worden. Ook kan de noodzaak om het toiletpapier bij te vullen hieruit worden afgeleid;
• Aantal personen dat is ingelogd op het wifi netwerk om de pieken in het dataverkeer te balanceren en of er bijgeschakeld dient te worden om iedereen online te houden.

Tijdens de ronde tafel werd er aangegeven dat deze zaken inderdaad gemeten worden. Er is ook aangegeven dat deze gegevens voornamelijk worden gebruikt voor een enkel doeleinde. Men weet namelijk hoeveel koffie en zeep er ongeveer ingekocht dient te worden en wanneer dit dient te worden bijgevuld. Het onderhoud aan de deur kan vroeg geboekt worden en de lift krijgt haar onderhoud na een aantal standaard diensturen. De informatie van deze metingen komt waar het moet zijn. Wat zouden andere delen van de organisatie met deze data kunnen bereiken?

Andere doeleinden met dezelfde data

Tijdens de ronde tafel die Facility organiseerde met Kirkman Company en verschillende organisaties uit de facility branche gaven meerdere aanwezigen aan dat er inderdaad een grote hoeveelheid datapunten zijn. Alleen werden deze maar sporadisch ingezet om voor meerdere doeleinden te gebruiken.

Een aantal praktische toepassingen met dezelfde data, maar met andere doeleinden die genoemd werden:

• Op het moment dat mensen weer meer naar kantoor gaan wil je drukte vermijden. Daarom is inzicht in de bezetting van je gebouw waardevol. Een combinatie van liftgebruik, wifi punten en koffieverbruik kan hier duidelijkheid verschaffen.
• Onderzoeken waarom bepaalde locaties vaker gebruik worden en anderen niet. De data van lichtsensoren, locaties van apparatuur als printers, koffiezetapparaten en klimaatbeheersing kunnen helpen een patroon te ontdekken in de bezetting. Wat maakt dat de ene afdeling druk is en een andere niet? Staat het koffiezetapparaat te ver weg of juist te dichtbij en heeft men last van het geluid of rumoer van collega’s? Deze data kan helpen hier antwoord op te geven.
• Of ligt het aan andere factoren? Kunnen we veranderingen aanbrengen in licht, CO2, de temperatuur, het geluid of de luchtvochtigheid, zodat het comfort voor de gebruiker omhoog gaat? Deze gegevens worden gemeten en hier kan gezocht worden naar verklarende patronen.
• En zijn er patronen te ontdekken in de bezetting van het gebouw? Welke locaties zijn op welke momenten bezet? Alle bovengenoemde punten kunnen hierin helpen inzicht te verkrijgen. Is er te voorspellen hoeveel personen er naar kantoor komen, zodat er rekening gehouden kan worden met de inkoop voor catering en schoonmaak?

Dus, andere doeleinden met dezelfde data. De informatie over liftgebruik voor meer gebruiken dan alleen het liftonderhoud. Het koffieverbruik voor meer dan alleen de inkoop van koffie. De vraag die dan waarschijnlijk bij je opkomt is ‘hoe dan’?

Facility data benutten? Kijk voorbij traditionele functies

Kirkman Company begeleidt verander- en transformatietrajecten. Hierin hebben we gemerkt dat er een aantal stappen gezet dienen te worden voordat het slimmer omgaan met data en het combineren tussen verschillende afdelingen realiteit en normale gang van zaken kunnen worden:

1. Je dient niet te denken in de traditionele facility verdeling ‘schoonmaak’, ‘catering’ of ‘onderhoud’. Zoals hierboven aangegeven kan de informatie die wordt gegenereerd voor het ene doeleinde stuurinformatie worden bij een ander proces met een ander doel. Elkaar opzoeken en begrijpen van elkaar welke doelen er bereikt moeten worden is een belangrijke eerste stap. Er dient bepaald te worden voor welke doeleinden deze gegevens gebruikt gaan worden. Denk hierbij aan het verhogen van de beleving van de gebruikers, optimalisatie van het onderhoud, verminderen van voedselverspilling door meer stuurinformatie over de hoeveelheid aanwezigen die dag. Stappen die binnen handbereik liggen, die concreet zijn en direct wat kunnen opleveren.

2. Datastromen moeten in kaart gebracht worden en vervolgens centraal toegankelijker gemaakt worden. Wanneer een doel niet bereikt kan worden doordat er informatie ontbreekt, dient bepaald te worden hoe dit opgehaald gaat worden en of een andere bron ook een goed (genoeg) beeld geeft. 
Stel, je wilt achterhalen hoe drukbezet een afdeling is. Verschillende databronnen kunnen hier inzicht in geven. Bijvoorbeeld door te kijken naar het aantal mensen dat is ingelogd op het netwerk. Dit kan in nagenoeg elk kantoor en dit scheelt het plaatsen van vele sensoren.

3. Denk groots, maar start klein. Start met het uitwerken van een van de opgestelde doelen. Kies een doel dat relatief makkelijk haalbaar is en succes aantoont. Liever een kleine overwinning dan een langdurige strijd.

De juiste stappen op weg naar de toekomst van facility management

De operationele zaken die we eerder hebben besproken zijn concreet, direct inzetbaar en ook binnen handbereik. In het volgende artikel werpen we een blik op de toekomst. Innovatie, data en technologie blijven de ontwikkelingen continu versnellen. Hoe kunnen deze operationele aanpassingen bijdragen aan de bestendiging van de facilitaire positie?

Daarnaast zijn wij natuurlijk erg benieuwd naar praktijkvoorbeelden vanuit onze lezers. Hebben jullie mooie voorbeelden van innovatieve of inspirerende zaken voor jullie branchegenoten, laat het ons weten door hier te reageren of te mailen naar collega s.kloppenburg@kirkmancompany.com.