Er zijn veel voorkomende en gegronde redenen die een organisatie doet besluiten over te gaan tot het anders sourcen van zijn diensten. Zomaar een greep: een verbetering van kwaliteit, kostenreductie, innovatie, toegang tot resources, et cetera. In het anders sourcen is outsourcing één van de bekende vormen. Een vorm die vaak op een instrumentele manier benaderd wordt, waarbij voorbij gegaan wordt aan het feit dat het outsourcen van diensten meer is dan de keuze voor en daarmee de overstap naar een externe leverancier. De consequenties van deze keuze in termen van het nemen en organiseren van de juiste verantwoordelijkheden en de impact hiervan op mens en organisatie wordt meermaals onderschat. En laat dit nou juist de sleutel zijn tot tevredenheid over het bereikte resultaat.
(Out)sourcing vanuit een transformatie perspectief belicht
Als consultant bij Kirkman Company ben ik vaak bij (out)sourcingstrajecten betrokken, waarbij ik mijn expertise inzet om dit soort trajecten vanuit een breder transformatie perspectief aan te pakken. In deze blog deel ik twee valkuilen in de aanpak van outsourcingstrajecten. Valkuilen die ik vaak tegenkom, en die een wereld van verschil kunnen maken als je ze weet te adresseren.
Valkuil 1. Veel kan je outsourcen, maar niet je eigen verantwoordelijkheid
Tijdens het opstellen van een uitvraag voor een outsourcingstraject hoor je niet zelden signalen in de trant van: “we laten het open, om ruimte te houden voor ideeën”, “de leverancier is expert en verdient hiermee zijn brood, hij moet weten wat wij nodig hebben”, “we willen partners zijn, en dan past het niet om normen te stellen”. Signalen die wellicht heel logisch klinken, maar daarmee voorbij gaan aan de verantwoordelijkheden die een uitbestedende organisatie, de opdrachtgever, heeft en houdt in een outsourcingstraject: het zijn van een professioneel opdrachtgever. Je bent als professioneel opdrachtgever verantwoordelijk om de gewenste resultaten te formuleren, te bewaken dat deze opgeleverd worden en daardoor een bestuurbare dienstverlening te realiseren.
Een organisatie heeft hierbij een palet aan instrumenten tot haar beschikking om de verantwoordelijkheden als professioneel opdrachtgever ook waar te maken. Het stellen van heldere KPI’s met bijbehorende normen, het waarnemen of de prestaties daadwerkelijk geleverd worden, het inzetten van stuurinstrumenten als de prestatie afwijkt van de norm en het voeren van een open dialoog hierover. Let wel: het is geen keuzemenu, maar het zijn randvoorwaarden die bij elkaar opgeteld maken of de opdrachtgever grip heeft op de dienstverlening.
Valkuil 2. Je bent niet klaar met een ondertekend contract
Als je als organisatie in staat bent om de gewenste prestatie helder te omschrijven, met bijbehorende afspraken, dan is het de kunst om dit ook daadwerkelijk te operationaliseren: het werkend krijgen van de regie organisatie. Een veelvoorkomende misvatting, is dat outsourcing klaar is bij de decharge van het project. Immers; je besteedt het werk toch uit? Outsourcing is een transformatie en dat betekent een blijvende impact op processen, rollen, verantwoordelijkheden en onderlinge samenwerking. Een organisatie die stelt dat een outsourcing klaar is met de realisatie van een dik contract met bijbehorende handtekening, komt dus bedrogen uit. De erkenning voor de dynamiek die deze transformatie met zich meebrengt is daarbij van uitermate groot belang. Het gaat erom dat een organisatie in ogenschouw neemt dat er een verschuiving plaatsvindt in rollen en verantwoordelijkheden, die gepaard gaat met ander gedrag en andere competenties. Een voorbeeld: als IT expert ben jij altijd aan zet geweest om de oplossing te maken voor jouw klant en was je expert in de uitvoering. Maar er vindt een verschuiving plaats naar een rol van regisseur, waarbij het jouw taak is om het gewenste eindresultaat te helpen dicteren en de daadwerkelijke uitvoering los te laten. Je bent dus niet meer aan de bal op jouw expertise, maar wordt gevraagd een andere rol te pakken met andere competenties. Klinkt wellicht simpel, maar in de praktijk kom ik vaak tegen dat dit soort veranderingen en verschuivingen onzekerheid meebrengt voor alle stakeholders (o.a. klant / leverancier / medewerkers), en niet van vandaag op morgen opgelost is. Om dit goed te kunnen adresseren, vraagt het in de beginfase van de transformatie begrip van hoe volwassen jouw organisatie reeds is om regie te voeren op uitbestede diensten, en waar hiaten zitten die deze volwassenheid nog in de weg staan.
In deze blog ben ik in gegaan op een tweetal aspecten die recht doen aan het feit dat een outsourcingstraject een breder transformatie vraagstuk is. Denk dus niet louter aan de technische instrumentele implementatie, maar heb aandacht voor je eigen verantwoordelijkheden als professioneel opdrachtgever, de benodigde regie organisatie, rolverschuivingen en samenwerking. Meer weten over hoe jij dit kan doen? We gaan graag met je in gesprek,
