Een transformatie kan al snel heel complex zijn en veel onzekerheden bevatten. Je wordt omringd door stakeholders met allemaal een andere mening en uiteenlopende signalen over wat er mis is en wat er anders moet. Zichtbare uitdagingen en kansen, maar ook veel emotie en onderwerpen die niet zo makkelijk en eenduidig te benoemen zijn. En vervolgens ook nog eens diverse ervaringen van mensen om je heen die jou gaan vertellen wat wel en niet werkt. Jij staat er voor aan de lat om de transformatie tot een succes te maken. Hoe pak je dat aan en waar ga je beginnen?
Stel je zelf de volgende transformatievraag
Uit onze praktijk en veel van wat er al over transformeren is gepubliceerd hebben we geleerd dat iedere transformatie – hoe groot of klein ook – in beginsel vijf kernvragen kent. Beantwoord deze vragen en je zit op het goede spoor. Nog wel één tip vooraf; je komt beter tot de ‘juiste’ antwoorden als je een goede verkenning doet. Doorgrond en begrijp de situatie en creëer de gelegenheid om te ‘voelen en proeven’ wat er speelt. En durf daarin vooral te ‘vertragen’. Voorkom dat je te reactief aan de slag te gaat met wat er zichtbaar aan de hand is, zorg er vooral ook voor dat je in beeld krijgt wat er ‘onder water’ speelt.
1. Waarom
Bij ‘waarom’ draait alles om inzicht en begrip van de aanleiding en noodzaak van transformeren. En als je minder vanuit een probleem denkt, kun je transformeren ook zien als het pakken van kansen. Dat laatste is typisch, want net als er kansen in meervoud zijn, zijn er vaak ook meerdere aanleidingen en noodzakelijke omstandigheden. Door breed naar de organisatie, haar vraagstukken en stakeholders te kijken, ontwikkel je een inzicht en begrip dat meervoudig is. Soms vol met (schijnbare) tegenstellingen, lacunes en blinde vlekken. En vaak een combinatie van informatie die je haalt uit alles dat je boven water’ aantreft (visie, aanpak, planning, structuur) en wat zich ‘onder water’ afspeelt (overtuigingen, onzekerheden, spanningen, potentie).
2. Waartoe
Bij ‘waartoe’ draait alles om de bestemming, het toekomstig bestaansrecht van je organisatie en waar de transformatie je toe zou moeten leiden. Daar geef je richting, benoem je de toegevoegde waarde en formuleer je je doelen. Dat kent een bezielende kant waarmee je mensen inspireert en motiveert. Ook kent het een meer analytische kant waarmee je uit kan leggen wat wel en niet verstandig is. Het bepalen van je bestemming vraagt immers om heldere en uitlegbare keuzes die op een later moment ook overeind blijven als het lastig wordt.
3. Wat
Bij ‘wat’ draait alles om dat door de transformatie wordt geraakt en dat wordt veranderd, verbeterd of vernieuwd. Dit is bepalend voor de scope van de transformatie. In het transformatieverhaal komen de voorbeelden terug waarmee mensen overtuigd worden waarom en waartoe er wordt getransformeerd. Dit bepaalt de transformatieagenda. Door goed te benoemen wat de transformatie behelst – bijvoorbeeld de organisatiestructuur, specifieke werkwijzen, cultuurelementen, interne samenwerking of zelfs een complete businessunit – ben je in staat te duiden waar de transformatie begint en eindigt.
4. Hoe
Bij ‘hoe’ draait alles om proces van transformeren en de keuzes die je maakt, waarmee je effectief vorm en invulling geeft aan de transformatie. Dat gaat niet enkel over de planning, fasering en de benodigde middelen. We zien steeds vaker dat het kiezen van de juiste strategieën en interventies bepalend zijn voor succes. Door goed te kijken naar de waarom, wat en waartoe van de transformatie kun je specifieke keuzes maken in wat werkt en wat niet. Bijvoorbeeld vanuit een leerperspectief, een planmatige aanpak, of een ontwikkelgerichte benadering. Belangrijk om daar in mee te nemen is wat wel en niet heeft gewerkt in het verleden bij die organisatie; soms nuttig om op door te bouwen, en soms ook belangrijk om te weten waar belemmerende overtuigingen zitten.
5. Wie
Bij ‘wie’ draait alles om mensen met eigenaarschap, rolverdeling en betrokkenheid. In verschillende fasen van de transformatie verschillen ook de betrokkenen en hun relatie tot het succes van de transformatie. Hierbij gaat het niet enkel over wie er betrokken is en vanuit welke (formele) rol. Belangrijk is vooral ook te kijken naar de beleving van alle stakeholders, hun informele posities en wat ze winnen, cq mogelijk te verliezen hebben met de transformatie. Daarmee gaat het ook over zorgen en ambities, bijdragen en belemmeringen. Factoren die je transformatie kunnen maken of breken, hoe goed je verhaal ook is.
Ga met deze vragen in eerste aanleg vooral praktisch en iteratief aan de slag. Betrek de mensen om je heen en maak samen een transformatieverhaal waar de antwoorden op deze vragen in samen komen. Leidt dat tot een verhaal voor ‘hart & hoofd’ dan zit je al een heel eind in de goede richting.
Enjoy the journey!
