arrow_drop_up arrow_drop_down
12 september 2018 

Investeren in nieuwe technologie? Dat vraagt strategische sourcingskeuzes!

Succesvolle organisaties innoveren continu. Investeringen in nieuwe technieken zoals Robotic Process Automation (RPA) worden met beide handen aangegrepen om bedrijfsresultaten te verbeteren, de organisatie toekomstbestendig te maken of om het werk van medewerkers prettiger of veiliger te maken. Het succes van de implementatie van nieuwe technieken hangt grotendeels af van de gekozen sourcingsstrategie: de juiste aanpak helpt om een optimaal resultaat te behalen uit investeringen, zonder onnodig risico te lopen. Maar waar moet je als organisatie allemaal rekening mee houden bij de keuze voor het investeren in een dergelijke technologie?

Het besluit om nieuwe technologieën al dan niet te implementeren in een organisatie wordt niet van de één op de andere dag genomen. Hier gaat al een flink traject aan vooraf waarbij gekeken moet worden naar onder meer de processen en personen binnen een organisatie die met de technologie te maken krijgen. Een goede aanpak begint met een due diligence. Dit lichten we in dit artikel verder toe aan de hand van het voorbeeld van RPA, waaruit zal blijken dat een gewenste technologie lang niet altijd de oplossing is waar men op hoopt:

Robotic Process Automation (RPA) is een ontwikkeling waarmee organisaties hun processen verder digitaliseren, zonder dat aanpassing van de ICT systemen nodig is.[1] Veel organisaties investeren al in deze techniek, hoewel er door de relatieve onvolwassenheid van deze markt geen garantie is op rendement. RPA is namelijk niet altijd de oplossing waar men op hoopt:

  • Niet elk proces leent zich voor RPA: de aard en omvang van het proces bepalen in belangrijke mate of er überhaupt een business case is voor RPA.
  • Het gebruik van RPA vereist nieuwe vaardigheden van personeel: de implementatie van RPA kan krimp van het personeelsbestand mogelijk maken. Het beheer van de nieuwe techniek vraagt om nieuwe vaardigheden en daarmee veelal nieuw personeel.
  • RPA maakt je proces niet slimmer: RPA automatiseert processen. Hoewel dit voordelen oplevert is het soms beter een procedure te veranderen of te stoppen in plaats van enkel de uitvoerder ervan te vervangen door een robot.

Kortom, de keuze om al dan niet te investeren in een techniek zoals RPA is niet eenvoudig. En als je dan de keuze hebt gemaakt en besluit te investeren, dan komt er nog een vraag om de hoek kijken: hoe krijg ik toegang tot deze nieuwe techniek? Dit is een sourcingsvraagstuk waarbij onafhankelijk advies cruciaal kan blijken. Zo zijn er bij de implementatie van een nieuwe techniek doorgaans drie partijen betrokken: de investerende partij (CEO of CIO), de producent/distributeur van het nieuwe product en een in- of externe implementatie partner als de producent dit niet zelf doet. Deze partijen hebben samen weliswaar alle noodzakelijke kennis van de processen, de organisatie en de techniek, maar onafhankelijk advies mag niet verwacht worden van de producent of de implementatiepartner die beide eigen belangen hebben.

Kirkman Company begeleidt organisaties bij transformaties. Sourcingssvraagstukken spelen hierbij vaak  een belangrijke rol. Hieronder een aantal adviezen rondom investeringen in RPA die het belang voor een gedegen sourcing strategie en onafhankelijk advies bij dit type projecten illustreren:

  1. Due diligence: Laat een (onafhankelijke) expert verifiëren dat het te automatiseren proces zich leent voor een techniek zoals RPA. Wellicht moet eerst de basis op orde worden gebracht voordat RPA geïmplementeerd kan worden. Neem dit daarom ook mee in je business case!
  2. Sourcen (product): Ontwikkel de technologie niet zelf: besparingen op onderzoek en ontwikkeling zijn mogelijk omdat de RPA-markt voldoende volwassen is om de benodigde technologie te kunnen leveren tegen redelijke prijzen.
  3. Sourcen (kennis): Neem voldoende specialisten in dienst om te garanderen dat de RPA na implementatie ook op de juiste manier gebruikt wordt en de verwachte resultaten blijft leveren. Zorg verder dat je je team begeleidt: werken met nieuwe ‘robot collega’s’ en (eventueel) afscheid van oude collega’s heeft niet alleen een impact op processen en systemen maar vraagt bovenal een grote verandering van mensen.
  4. Sourcen (proces): Overweeg uitbesteding van het te automatiseren proces aan een partij die RPA kan implementeren als alternatief voor het kopen van RPA software en het inhuren van experts. (Investerings)risico’s worden hierdoor gespreid tussen de verschillende partijen en er is de garantie dat implementatie (en gebruik) door een ervaren partij wordt begeleid.
  5. Fasering: De mate waarin de investering in RPA de gewenste resultaten oplevert is niet voorspelbaar. Het is erg afhankelijk van onder andere de specifieke business context. Het is cruciaal om een ‘proof of concept’ te realiseren alvorens RPA verder uit te rollen.

De juiste sourcingsstrategie maakt je bewust van alle mogelijkheden die komen kijken bij de keuze voor en implementatie van een nieuwe technologie. En zoals dit voorbeeld rondom RPA laat zien, zijn deze keuzes cruciaal om de kans op een hoog rendement zo groot mogelijk te maken. Deze keuzes komen niet alleen naar voren bij de implementatie van RPA, maar ook bij andere technieken, producten en diensten. Kirkman Company kan je hierbij helpen. Wij transformeren organisaties door ze anders te laten kijken naar hun samenwerkingspartners en ecosystemen, door bewust keuzes te maken tussen zelf doen (make), uitbesteden (buy) en samenwerken (ally), hen te begeleiden in sourcingstrajecten en het vormgeven van partnerships. Wil je meer weten? Neem dan contact met ons op!

Over de schrijver
Reactie plaatsen