HR-Cloud-dashboards: minder frustratie, meer tijdwinst
23 januari 2023 

HR-Cloud-dashboards: minder frustratie, meer tijdwinst

HR-medewerkers en managers in grote organisaties downloaden wekelijks of zelfs dagelijks vele tabellen met personeelsdata uit het HR-systeem om uitvoering te geven aan hun werk. Na lang wachten op de downloads zelf, moeten er nog weer vele selecties gemaakt worden die ook weer gefilterd moeten worden op afdeling en type medewerker, met nog meer tijdverlies en ongemak als gevolg. Een herkenbare en dagelijks terugkerende, tijdrovende frustratie voor veel HR-afdelingen van grote organisaties. Zo ook bij een bekende grote bouwmaatschappij in Nederland.

Deze grote bouworganisatie met meer dan 10.000 medewerkers wilde van meer dan 600 tabellen en andere HR-input die weinig aansloot op de HR-processen, naar een beperkt aantal dashboards die efficiënt inzicht geven in álle HR-processen. Met andere woorden simpelweg meer efficiëntie en meer effectiviteit.

Een praktische en betrouwbare oplossing is dan het implementeren van self-service dashboards en bij deze bouwmaatschappij is dit in SAP Analytics Cloud gerealiseerd. In deze dashboards kunnen medewerkers zelf gemakkelijk geavanceerde analyses uitvoeren en informatie verzamelen om dagelijkse werkzaamheden uit te voeren. Voor deze medewerkers betekent dat ze een stuk minder tijd kwijt zijn aan het verkrijgen van inzicht, hun werk een stuk makkelijker is geworden, en dus meer toegevoegde waarde kunnen bieden voor de HR-organisatie.

Door middel van requirement-workshops die per HR-afdeling een groep medewerkers betrof, zijn alle rapportage en informatie-behoeftes geïnventariseerd en beschreven in zogeheten user stories. Vervolgens is bij elke user story gedefinieerd welke data(bronnen) er nodig zijn, welke KPIs worden gemeten en welke perspectieven moeten worden ontsloten. 

De user stories zijn vervolgens in overleg met de medewerkers geprioriteerd om een gestructureerde backlog te kunnen hanteren voor het ontwikkelen van de dashboards. De dashboards zijn in sprints ontwikkeld op basis van continue feedback van de toekomstige gebruikers binnen de organisatie en tevens helder gedocumenteerd. Deze werkwijze heeft als direct voordeel dat er ook voor toekomstige rapportages een naadloze overdracht mogelijk is.

Dit proces klinkt ingewikkeld maar neemt in de praktijk ongeveer een periode van 3 maanden in beslag. Het is evident hoe belangrijk de juiste data, tooling, infrastructuur en toegang daarbij is. Deze moeten goed aansluiten bij de doelstellingen en toekomstbestendig zijn. Daarnaast blijken rapportages die een specifiek doel of proces in gedachte hebben, het beste tot uiting komen. En tot slot is het ook hier belangrijk om continu de verbinding op te zoeken tussen de eindgebruiker tijdens het ontwikkelings- en realisatieproces voor intern draagvlak en commitment.

Kirkman Company helpt bedrijven en organisaties duurzaam en positief impact te maken op klanten, medewerkers, milieu en maatschappij. Vanuit die gedachten zijn we voortdurend op zoek naar hoe we samen met opdrachtgevers en partners processen kunnen optimaliseren. Het opzetten van praktische en gebruiksvriendelijke dashboards voor HR-afdelingen bij deze grote bouworganisatie zodat zij meer toegevoegde waarde kan bieden aan hun medewerkers, is daarvan een mooi voorbeeld.


Over de schrijver
Reactie plaatsen