Hoe houd je je medewerkers gemotiveerd en betrokken, én blijf je succesvol?

We leven in een bijzondere tijd. Van de ene op de andere dag zijn veel organisaties bijna volledig online gaan werken. Medewerkers moeten thuis veel ballen in de lucht houden: thuiswerken, kinderen en huishouden. Daarnaast maken we ons zorgen om de gezondheid van onze dierbaren, maar ook om hoe de maatschappij eruit komt te zien. Voor HR ligt een grote uitdaging om, juist in tijden van crisis, medewerkers gemotiveerd en betrokken te houden. Dit is essentieel voor zowel de korte als de lange termijn. Alleen zo blijf je als organisatie op weg naar 100% relevantie voor medewerkers.

In dit artikel, gebaseerd op verschillende wetenschappelijke theorieën, benadrukken we waarom dit zo belangrijk is, gaan we in op de onderliggende factoren van motivatie en hoe deze onder druk komen te staan in deze crisistijd. Vervolgens delen we wat je kunt doen om hierop in te spelen en gaan we een stap verder dan standaard tips & tricks.

Waarom is het zo belangrijk om je medewerkers gemotiveerd en betrokken te houden?

Allereerst willen we je meenemen in vier redenen waarom je motivatie en betrokkenheid van medewerkers echt serieus moet nemen:

• Gemotiveerde medewerkers zorgen er op de korte termijn voor dat de productiviteit hoog is en de dagelijkse werkzaamheden op de juiste manier kunnen doorgaan. Bovendien zullen gemotiveerde en betrokken medewerkers bijdragen aan het motiveren van andere collega’s.
• Op de lange termijn zal de waarde van de organisatie, ofwel de veelgehoorde business value, vergroten. Hierbij doelen we niet alleen op hogere productiviteit, omzet en winst, maar juist ook op het effect op klanttevredenheid, groei, reputatie in markt, innovatie, duurzame inzetbaarheid, etc. Kortom: relevantie voor medewerkers leidt uiteindelijk tot relevantie voor meerdere stakeholders, zoals klanten, aandeelhouders en partners.
• Juist in crisistijd is het extra belangrijk om aandacht aan je medewerkers te blijven besteden, aangezien de ware aard van een organisatie vaak naar boven komt: het wordt duidelijk of er werkelijk prioriteit aan medewerkers wordt gegeven of dat het alleen maar schijn is. Medewerkers onthouden alles, dus als je nu niet goed met ze omgaat, dan kun je hier in de toekomst last van krijgen. Vergeet niet dat je medewerkers ook de ambassadeurs zijn van jouw organisatie.
• Zorgdragen voor het welzijn van je mensen is altijd belangrijk. Iedereen heeft behoefte aan verbinding en betrokkenheid en daar kun je als organisatie aan bijdragen.

Hoe dan?

De tijd staat niet stil en daarom de ontwikkeling van je medewerkers ook niet. Om zowel deze ontwikkeling als het optimaal functioneren mogelijk te maken, dien je als organisatie in te spelen op de drie basisbehoeften. Hieronder geven we een toelichting van deze basisbehoeften met praktische tips om deze te vervullen.

1. Autonomie

Autonomie is de behoefte van mensen om zelf beslissingen te nemen en verantwoordelijk te zijn voor hun eigen doen en laten. Wanneer mensen het gevoel hebben dat ze taken opgelegd krijgen kan dat leiden tot frustratie. Je kunt medewerkers vrijheid geven zolang het maar duidelijk is aan welke gezamenlijke doelen dat bijdraagt.

In tijden van crisis kan deze autonomie onder druk komen te staan. Door de snelle veranderingen in de werkcontext wordt de manier van werken chaotischer en verloopt de communicatie minder soepel. Hierdoor kan het onduidelijk worden voor medewerkers wat er in deze nieuwe situatie van ze verwacht wordt en hoe hun werk precies bijdraagt aan de (mogelijk veranderde) doelstellingen. Bovendien kan deze crisissituatie ertoe leiden dat medewerkers ‘verplicht’ bepaalde werkzaamheden moeten oppakken, waardoor ze dus minder beslissingsvrijheid hebben.

Wat kan je doen?

• Geef richting en communiceer helder. De sleutel om het gevoel van autonomie te behouden ligt in richting geven. Overweeg in hoeverre doelen bijgesteld moeten worden en prioriteiten moeten worden herijkt. Wees transparant over deze doelen en bijbehorende verantwoordelijkheden, licht de redenatie hierachter toe en zorg dat dit (digitaal) inzichtelijk is voor iedereen.
• Wees duidelijk in wat je nu van je medewerkers verwacht. Geef daarbij de mogelijkheid voor medewerkers om te reageren en input te geven. Dat helpt uiteindelijk in het creëren van draagvlak.

2. Competentie & vooruitgang

Competentie gaat over het verlangen van medewerkers om zich bekwaam te voelen om de werkomgeving op een doeltreffende manier te beheersen. Wat medewerkers voornamelijk motiveert is het boeken van vooruitgang waarbij competenties goed worden benut.

In deze crisistijd kan het gevoel van bekwaamheid onder druk komen te staan doordat een andere, meer digitale manier van werken wordt gevraagd. Dit kan resulteren in onzekerheid bij medewerkers: kan ik wel op een andere manier werken? Daarnaast is door de crisissituatie de kans groot dat inhoudelijke werkzaamheden vervangen worden door procesmatige crisismanagement werkzaamheden, op allerlei functieniveaus. Het gevolg hiervan is dat medewerkers minder vooruitgang boeken in hun vak en zich minder ontwikkelen. Tot slot kunnen medewerkers met kinderen zich, door de chaotische thuissituatie, mogelijk minder goed focussen en dus hun competenties weinig of misschien helemaal niet laten zien.

Wat kan je doen?

• Neem de tijd om medewerkers te helpen om met (nieuwe) digitale tools te werken. Maak duidelijk welke tools je wanneer gebruikt en waarom. Stimuleer bovendien dat collega’s elkaar onderling helpen om de tools te begrijpen en goed te gebruiken.
• Werk kort cyclisch waardoor resultaten snel zichtbaar zijn. Het gevolg hiervan is dat medewerkers inzicht krijgen in de vooruitgang die ze boeken en gestimuleerd blijven om hun vak te doen.
• Geef ruimte en stimuleer ontwikkeling. Bied mensen de mogelijkheid een nieuw project te starten of investeer in het volgen van online cursussen. Hierbij is het belangrijk dat de persoonlijke leerdoelen in lijn zijn met de organisatiedoelen.
• Blijf goed communiceren over verwachtingen. Het is belangrijk om met medewerkers in gesprek te blijven over wat ze in tijden van crisis van zichzelf mogen verwachten en voorkom dat de lat te hoog wordt gelegd. Juist nu is het belangrijk dat medewerkers goed voor zichzelf zorgen.

3. Relationele verbondenheid

Mensen zijn kuddedieren die zich verbonden willen voelen met een groep. Ze hechten waarde aan betrokkenheid en hebben dit nodig om gelukkig te zijn.

Door het thuiswerken in deze crisis is er geen fysiek contact meer waarbij collega’s elkaar aan kunnen kijken. Zeker in video calls met meer dan drie collega’s wordt het gevoel van verbondenheid beperkter. Het blijkt zelfs dat het gevoel van vertrouwen tot 83% kan dalen bij online samenwerken ten opzichte van een fysieke bijeenkomst. Bovendien is er door het thuiswerken minder ‘small talk’ tijdens pauzes tussen werkzaamheden, denk aan de praatjes bij het koffiezetapparaat, in de gang of tijdens de lunch.

Wat kan je doen?

• Stimuleer (niet) werkgerelateerd digitaal contact. Digitale koffiedates en regelmatig contact tussen leidinggevenden en medewerkers, én medewerkers onderling zijn beide belangrijk om verbinding te (blijven) voelen.
• Besteed aandacht aan de manier waarop collega’s online samenwerken. Het creëren van vertrouwen is essentieel voor een effectieve en fijne samenwerking. Hoe je online afstemming en verbinding zoekt met collega’s, komt bijvoorbeeld aan bod bij één van de virtuele trainingen die wij speciaal voor deze crisis ontwikkeld hebben.

Waar haal je de tijd vandaan?

Tijdens een crisis ben je als HR vooral bezig met brandjes blussen: heeft iedereen een laptop, toegang tot documenten en welke juridische vraagstukken zijn er? Tegelijkertijd hebben je medewerkers, meer dan ooit, duidelijkheid en aandacht nodig. Aangezien beide aspecten van belang zijn en focus vragen, raden wij aan om een duidelijk onderscheid te maken tussen deze type werkzaamheden en te benoemen wie waar verantwoordelijk voor is. Zorg dat er prioriteit wordt gegeven aan het motiveren, betrekken en ontwikkelen van je medewerkers. Dit vergroot uiteindelijk de wendbaarheid van jouw organisatie.

Het verschilt per organisatie wat werkt

Elke organisatie heeft haar eigen identiteit. Het is cruciaal om inzicht te krijgen in wie jouw medewerkers zijn en wat voor behoeften ze hebben. Het ene team heeft bijvoorbeeld behoefte aan een dag- of weekstart, terwijl een ander team die behoefte niet heeft. Luister daarom goed naar je medewerkers. Zodra je als organisatie aansluit bij hun behoeften, leidt dit tot tevredenheid en motivatie. Met als gevolg een voor jouw unieke medewerkersbeleving als onderscheidend vermogen.

Hulp nodig bij de motivatie van je medewerkers?

Wij als Kirkman Company willen bijdragen aan 100% relevantie voor alle stakeholders, dus ook voor jouw medewerkers. Wij kunnen meedenken over bijvoorbeeld een passende (crisis) governance en welke doelen en prioriteiten nodig zijn voor jouw toekomstbestendige organisatie. Daarnaast bieden wij virtuele workshops aan zoals “Effectief samenwerken in een online omgeving”, waarin we verder gaan dan standaard tips & tricks en kijken naar gedrag, en “Employee Journey Mapping”­­. Wil je dat wij een keer met je meedenken? Neem dan contact op met ons!