Iedereen is nog aan het bijkomen van de hittegolf van vorige week. Gelukkig was de airco op kantoor net op tijd gemaakt waardoor het pand heerlijk gekoeld bleef en jij goed kon werken. Aan het einde van de dag ging je met veel energie naar huis, zodat je nog even kon genieten van een avondzonnetje.
Herkenbaar?
Helaas was dit bij veel organisaties niet de realiteit. Deze extreme temperaturen in de zomer laten zien hoe onze fysieke werkomgeving de beleving op het werk beïnvloedt. Niet alleen de temperatuur in het kantoor, maar ook geur, kleur en geluid zijn wel degelijk van invloed op de beleving van medewerkers. Deze beleving wordt steeds belangrijker om als organisatie een onderscheidende en aantrekkelijke werkgever te zijn. We zien de afgelopen tijd dat organisaties de medewerkersbeleving hoog op de agenda zetten om (nog) relevanter te worden voor hun medewerkers. Maar waarom is het neerzetten van een goede medewerkersbeleving zo belangrijk en wat houdt het precies in?
Employee Experience gaat over alle momenten en manieren waarop een toekomstig, huidig en voormalig medewerker in contact is met de organisatie en waarbij de beleving bewust of onbewust gevormd wordt.
Door zorgvuldig te formuleren waar jouw organisatie voor wilt staan en hoe dit tot uiting gebracht wordt krijg je grip op de identiteit van-, waarden van- en gedrag binnen de organisatie. De beleving waarvan je wilt dat klanten die ervaren, moet in het DNA van een organisatie verankerd zijn en tot in de puntjes worden doorleefd door toekomstige, huidige en voormalige medewerkers (ook wel de individuele journey). Daarnaast wordt deze beleving gevormd door de samenwerking tussen medewerkers en de fysieke werkomgeving (zoals het gebouw, de koffie en de online faciliteiten).
Creëer een eigen en consistente medewerkersbeleving!
Een eigen en consistente medewerkersbeleving resulteert in productieve en bevlogen medewerkers, het zijn van een aantrekkelijke werkgever en leidt tot betere financiële prestaties en loyalere klanten. Ook de quote van Simon Sinek ondersteunt deze gedachte: “Customers will never love a company, until the employees love it first”. De bevlogenheid van medewerkers vertaalt zich automatisch door in een betere bediening van klanten. Een optimale medewerkersbeleving wordt, zoals hierboven benoemd is, onder andere gecreëerd door de fysieke werkomgeving. In dit artikel gaan we in op deze omgeving en dan met name welke impact het beïnvloeden van zintuigen op het werk heeft, bijvoorbeeld de temperatuur in deze warme zomermaanden.
Hittegolf op komst?
Het minst waarneembaar, maar wellicht het meest van invloed op de werkomgeving is de luchtkwaliteit. Hoe warmer het op de werkplek wordt (vanaf boven de 22 graden Celsius), hoe minder goed je medewerkers presteren. Bij een temperatuur vanaf 25 graden Celsius neemt de productiviteit van medewerkers al met 30% tot 50% af (Lan et al. 2011). Niet alleen de temperatuur bepaalt het werkklimaat op kantoor. Ook zuurstof en luchtvochtigheid zijn onderdelen van de luchtkwaliteit die een organisatie kan reguleren. Kijk bijvoorbeeld eens naar de indeling van de ruimtes, de oppervlakte van ramen of glazen puien, toevoer van verse lucht, tocht en de activiteiten binnen bepaalde ruimtes. Voor de temperatuur bestaat, behalve een algemeen geldend maximum, geen gouden regel. Zoals ook de Arbodienst voorschrijft hebben je medewerkers persoonlijke voorkeuren. Weten wat er speelt als werkgever is essentieel om de medewerkersbeleving positief te kunnen beïnvloeden. Ga in gesprek met je medewerkers over de ideale temperatuur op kantoor en stem het kantoorklimaat daarop af.
Geluid aan of uit?
De één zegt goed te kunnen werken in een café of rumoerig kantoor, de ánder juist in totale stilte. Volgens Sound Consultant Julian Treasure is het belangrijk om hier in ieder geval bewust mee om te gaan. Geluid heeft een direct effect op onze hartslag, adem, hormoonafgifte, hersengolven en emoties[i]. Zo kan de productiviteit van medewerkers al met 66% dalen wanneer zij zich moeten focussen op een taak en tegelijkertijd een ander horen praten. Naast diverse voorkeuren, zijn er natuurlijk ook verschillende taken die medewerkers moeten volbrengen. Als medewerkers in een organisatie uiteenlopende activiteiten moeten doen, kan een werkgever ze daarin ook fysiek ondersteunen. Als medewerkers de keuze hebben uit ruimtes die afgestemd zijn op hun activiteiten verhoogt dat hun betrokkenheid bij de organisatie. Een mooi voorbeeld hiervan zijn vier Europese kantoren van LinkedIn, waar ze aandacht hebben besteed aan die ondersteuning. Zo hebben ze stilteruimtes die de tastzin prikkelen omdat dit concentratie stimuleert, maar ook café-achtige ruimtes die sociale inspiratiesessies stimuleren. Naast de vrijheid van medewerkers om thuis of bij een klant te werken heeft investeren in de werkplekken op kantoor dus wel degelijk zin.
Zorg dat je kantoor naar pepermunt ruikt!
Een gouden tip van onderzoekers van Wheeling Jesuit University die vastgesteld hebben dat pepermuntgeur zorgde voor een beter concentratievermogen, positievere stemming, hogere alertheid en een beter geheugen (Cronie, 2014). Ook de citrusgeur doet het goed. Die heeft een positieve werking op de productiviteit van medewerkers. En zo zorgt de geur eucalyptus juist weer voor een beter concentratievermogen, welke in bijvoorbeeld stilteruimtes zeer passend zou zijn. De geur sinaasappel wordt aangeraden in relaxruimtes of kantines, want deze werkt ontspannend. Maar de pepermunt geur staat op nummer 1, want deze schijnt de meeste invloed op medewerkers te hebben!
Niet alleen geuren hebben een positieve impact op hoe medewerkers zich voelen, maar ook planten zijn hierin effectief. Medewerkers die computerwerkzaamheden uitvoeren schijnen 12% productiever te zijn en minder gespannen te werken als er planten in de ruimte aanwezig zijn (ManagersOnline.nl, 2004). Wij zien in organisaties dat ruimtes steeds creatiever worden ingericht en met name de keuze voor veel planten in een kantooromgeving erg in trek is. Het zorgt niet alleen voor productievere medewerkers, maar ziet er ook nog eens hartstikke leuk uit. Kortom, maak van je kantoor een gezellige jungle!
Ga jij voor code rood?
Een doordacht lichtplan is absoluut geen overbodige luxe meer. Het is namelijk wetenschappelijk aangetoond dat de kleur van het licht ook invloed heeft op de sfeer in de ruimte én het welzijnsgevoel van medewerkers sterk kan beïnvloeden. Natuurlijke kleuren zoals blauw en groen kunnen zorgen voor een betere focus en een kalme sfeer. Echter, wanneer je teveel van deze kleuren toevoegt in de ruimte zal dit de productiviteit van medewerkers verminderen. Daarom is het verstandig om bijvoorbeeld ook rood, oranje of geel toe te voegen aan de ruimte, want deze zorgt voor een toename van energie. Een optimale kleur balans is belangrijk, want zo kan teveel rood agressie veroorzaken en teveel geel stress.
Waar start jij morgen mee?
Door de individuele reis (employee journey) in kaart te brengen krijg je inzicht in de emoties, behoeften, vragen en ervaringen in alle fasen die een medewerker doorloopt: van de eerste oriëntatie op een nieuwe baan tot de relatie die hij als ex-medewerker met je organisatie onderhoudt. Idealiter is hij al fan voordat hij bij je komt werken, en blijft hij fan én ambassadeur nadat hij vertrokken is. Doordat je al deze fasen goed in kaart brengt, en precies beschrijft wat medewerkers doen, voelen, denken et cetera, kun je bepalen welke acties je moet ondernemen op welk moment om een relatie met de (potentiële) medewerker op of uit te bouwen.
De medewerkersreis impliceert niet alleen de processen, maar is breder dan dat en gaat ook over de interacties die medewerkers hebben op het gebied van hun werk, de interacties met anderen op het werk en de interacties met de fysieke werkomgeving zoals temperatuur, geur, kleur licht en geluid.
Uit onderzoek blijkt dat organisaties die slim omgaan met kleuren, geuren, geluid en temperaturen op kantoor, wel degelijk succesvoller zijn dan organisaties die dit niet doen. De basale zintuigelijke prikkelingen hebben invloed op het onderbewuste van medewerkers en bepalen mede hoe zij hun werk ervaren. Echter, de fysieke werkomgeving gaat veel verder dan geur, kleur, licht en geluid. Zo zijn bijvoorbeeld de werkplek zelf, de online-systemen waarin medewerkers dagelijks werken en de faciliteiten in het gebouw ook van invloed bij het tot stand komen van een medewerkersbeleving. Daarnaast is het echter van belang om zo dicht mogelijk bij de beloften van de organisatie te blijven. Welk type organisatie wil je zijn en wat straal je uit naar je medewerkers en klanten? Belangrijk hierbij is dat deze beleving eigenzinnig en consistent is. Dit zal resulteren in medewerkers die met meer plezier naar hun werk gaan, hun werk als zinvoller ervaren en met meer energie naar huis gaan. Kortom, een win-win voor zowel werkgever als medewerker.
“It’s all about turning on the senses at work, not turning them off.” (Elisabetta Pero).
Benieuwd hoe jouw organisatie Employee Experience (verder) vorm kan geven? Neem dan contact op met Tim Meurs: t.meurs@kirkmancompany.com
- Lan, L., Wargocki, P., Wyon, D.P., Lian, Z. (2011), Effects of thermal discomfort in an office on perceived air quality, SBS symptoms, physiological responses, and humam performance. Indoor Air
- Cronie, K. (2014), Effects of smell on the productivity of employees, Jesuit Wheeling University.
- https://www.managersonline.nl/Productivity
- https://www.steelcase.com/research/articles/inspiring-spaces-reinvigorate-the-office/
