Bepaal je koers met HR Technology: Onboarding

Auteurs: Ewold Drent en Laurien Elion

Voor de HR-afdeling wordt het steeds moeilijker om verschillende ontwikkelingen in de markt bij te blijven benen en om op basis daarvan de juiste keuzes te maken. Niet met alle winden meewaaien of vervallen in inertie, maar de juiste technologie inzetten met als doel om de medewerker van de toekomst centraal te stellen. Mijn collega’s van Kirkman Company en ik zijn jouw kompas in dit steeds complexere maar kansrijke aanbod. Wat verwacht de nieuwe generatie medewerkers in dit proces? Waar kan technologie helpen? Wat is het aanbod in de markt? En wat zijn belangrijke aandachtspunten om rekening mee te houden?

HR Technology compass

Dat technologie een grote invloed heeft op de manier waarop we bedrijfsresultaten behalen, onze organisatie inrichten en we samenwerken staat al lang niet meer ter discussie. De ontwikkelingen van nieuwe technologie, software systemen en applicaties volgen elkaar in rap tempo op. Daarnaast is het zaak voor organisaties om in te spelen op de nieuwe generatie medewerkers. Deze digital natives (zie kader) zijn geboren in een verbonden en digitale wereld. Ze benaderen werk, carrière, sociale interactie, communicatie en leren op een hele andere manier dan de bestaande medewerkers (digital immigrants). Een ontwikkeling om rekening mee te houden want in 2021 bestaat de beroepsbevolking voor één vijfde uit Digital Natives[1]. In dit artikel staat het HR-proces ‘onboarding’ en hoe technologie hier een rol in kan spelen centraal.

Wat zijn digital natives?

Digital Natives zijn meer dan 10 uur per dag verbonden en online, waarbij 44% nooit volledig ‘offline’ gaan;
Binnen vijf minuten nadat ze wakker zijn, pakt 25% van de tieners hun telefoon of een ander elektronisch apparaat;
Kinderen van 8 tot 12 jaar kijken ongeveer 4,5 uur per dag op een scherm en jongeren tussen 13 en 18 kijken ongeveer 6,5 uur op een scherm. De tijd die ze voor huiswerk en school achter een scherm zitten is hier niet bij opgeteld.
Digital natives hebben een andere kijk op werk, carrière en flexibiliteit
Digital natives hebben andere leerstrategieën en manieren om informatie tot zich te nemen, denk aan gaming.Zie o.a.: www.marcprensky.com

Onboarding: je krijgt maar één kans voor een goede eerste indruk

Onboarding vindt plaats vanaf het moment dat iemand zijn eerste werkdag is begonnen tot het moment dat iemand volledig is opgenomen in de organisatie en al een tijdje aan het werk is. Soms begint onboarding al vóór de eerste werkdag en spreken we over pre-boarding: het moment dat iemand zijn contract heeft getekend tot aan zijn eerste werkdag. Onboarding gaat over de formele en informele activiteiten, programma’s en beleid die een organisatie ontplooit om nieuwkomers te helpen aanpassen. Het belang van een goede pre- en on-boarding is steeds groter aan het worden. Bijna een derde van de nieuwe medewerkers vertrekt weer binnen 6 maanden[1]. Dit heeft veel negatieve consequenties: alle kosten en moeite die gedaan zijn om een medewerker aan te trekken en te contracteren zijn voor niets geweest en het imago van de organisatie loopt hiermee ook risico.

Door medewerkers vanaf de pre-boardingfase al te betrekken bij de organisatie en verbonden te laten voelen, kan het een goede indruk maken op de nieuwe medewerkers. Men zegt niet voor niets: ‘je krijgt maar één kans voor een goede eerste indruk’.
Daarnaast straalt de organisatie dit ook naar buiten toe uit en kan het voordelen opleveren bij het aantrekken van talent. Dit is dan ook de reden dat veel organisaties bezig zijn met het verbeteren, veranderen en vernieuwen van hun onboarding proces al dan niet met behulp van technologie en applicaties.

Digitale onboarding-tools worden steeds meer aangeboden

Technologie gaat ook in het pre- en on-boarding proces een steeds grotere rol spelen en dit is ook binnen de HR technology markt niet onopgemerkt gebleven. Verschillende HR IT leveranciers bieden nieuwe oplossingen aan op het gebied van pre- en on-boarding. Zo zijn er een aantal spelers op de markt die een specifieke (mobiele) app aanbieden om het onboarding proces te ondersteunen. Ik licht hiervan kort twee uit: Talmundo en Appical.

Verbeter je onboarding door technologie: 5 belangrijke aandachtspunten

Iedere organisatie heeft een verschillend vraagstuk of doelstelling rond het onboarding proces. Hieronder noem ik een aantal zaken die van belang zijn rond digitale middelen in het onboarding proces:

Vervroegde digitale onboarding: timing is cruciaal
Digitale apps bieden de mogelijkheid om al voor iemand gaat starten al een aantal basis onboarding elementen te doen: denk aan het doornemen van bedrijfsreglementen, een virtuele rondleiding door het pand of een eerste korte cursus over bedrijfswaarden en normen. De timing hierbij is essentieel: te vroeg dan raakt het misschien in de vergetelheid, te laat bederft misschien de kandidaatbeleving.
Beoordeel je huidige onboarding proces: meten is weten
Heb je inzichtelijk waarom kandidaten afvallen in het wervingsproces? Wat is de reden dat sommige medewerkers binnen een jaar vertrekken? Hoe ervaren kandidaten de eerste werkweken? Het is van essentieel belang om kwalitatieve en kwantitatieve informatie te verzamelen rond deze vragen. Alleen door dit inzicht te creëren, kunnen digitale tools effectief ingezet worden op momenten in het onboarding proces die er toe doen.
Ontwikkel en test de onboarding content
Digitale tools kunnen zeer behulpzaam zijn in het sturen van het onboarding proces. De effectiviteit van de tools staan of vallen uiteindelijk wel met de content die geboden wordt. Dit luistert vrij nauw: de hoeveelheid van informatie, frequentie van acties en de kwaliteit van de geboden informatie is cruciaal in een goede opvolging en beleving. Het continu testen van kleine aanpassingen in de content, het moment van aanbieden en de duur van activiteiten en te meten wat het effect is op de gebruiker is daarom cruciaal.
Maak onboarding ‘verplicht’ en formeel
Dit klinkt tegenstrijdig, maar uit onderzoek blijkt dat het aanbieden van formele en ‘verplichte’ onboarding activiteiten voor de nieuwe medewerker als het meest behulpzaam worden ervaren en leiden tot een betere socialisatie[1]. Dit in tegenstelling tot optionele en informele onboarding activiteiten. De reden hiervan is niet helemaal bekend, maar het kan zijn dat door het verplichte karakter het meer waarschijnlijk is dat de activiteit ook daadwerkelijk plaatsvindt.
Vergeet niet: onboarding is een sociaal proces
Uiteindelijk gaat onboarding ook om je thuis gaan voelen en een plek ontwikkelen in de sociale context van de organisatie. Combineer digitale onboarding activiteiten daarom met persoonlijke en interactieve onboarding activiteiten. Zorg ervoor dat collega’s de tijd hebben om kennis te maken, block als manager je agenda voor een lange periode om zaken te bespreken en zorg ervoor dat de medewerker een ‘buddy’ heeft.

[1] Klein, H. J., Polin, B., & Leigh Sutton, K. (2015). Specific onboarding practices for the socialization of new employees. International Journal of Selection and Assessment, 23(3), 263-283.

[1] Zie: Maurer, R. (2015). Onboarding Key to Retaining, Engaging Talent. Geraadpleegd van: https://www.shrm.org/ResourcesAndTools/hr-topics/talent-acquisition/Pages/Onboarding-Key-Retaining-Engaging-Talent.aspx. April 2019

[1] Arruda, W. (2018). How To Make Your Workplace Ready For Gen Z. Geraadpleegd van: https://www.forbes.com/sites/williamarruda/2018/11/13/how-to-make-your-workplace-ready-for-gen-z/#6c0540294d30. April 2019