Van leveranciers verwachten we dat ze hun vak verstaan. Waar dit het geval is, is succes toch nog niet verzekerd. Waar de leverancier de ene kant van de medaille is, is de klant de andere. Bij complexe contracten – of het nu om diensten of projecten gaat – is professioneel opdrachtgeverschap óók een vak op zich.
Het is goed om dit te onderkennen. Jammer genoeg willen organisaties dit nog wel eens als excuus aanvoeren: ‘wij zijn nog niet zo volwassen dat we deze dienstverlening uit de markt kunnen betrekken’. En dan wordt die professionele leverancier niet in het spel betrokken.
‘Kan niet’ ligt op het kerkhof
Als organisaties hun regievolwassenheid als obstakel aanvoeren (‘ja, maar…’), moet ik aan mijn grootmoeder denken. Zij dreef een café aan de Haarlemmerdijk in Amsterdam en was een ware bron van volkse wijsheden. ‘Kan niet ligt op het kerkhof, en wil niet ligt ernaast’, placht ze dan te zeggen.
Kán een organisatie geen regie voeren? Of wil ze het niet? En: hoe stel je eigenlijk vast of je voldoende volwassen bent?
Vier indicatoren voor regievolwassenheid
In deze blog bespreek ik hoe je je regievolwassenheid kunt vaststellen. Vier indicatoren volstaan. Deze indicatoren zijn eenvoudig met de verantwoordelijke managers en de vakinhoudelijke experts door te spreken. Zij doorzien deze indicatoren meteen en begrijpen dat er een minimaal volwassenheidsniveau bij ieder van die vier stoplichtjes nodig is om te voorkomen dat de regieorganisatie door het ijs zakt.
Rolvastheid
Eén, zijn de mensen die in de regieorganisatie werken wel rolvast? Met deze indicator onderzoek je of de mensen in de regieorganisatie weten ze wat ze moeten en mogen doen, ofwel of ze hun bevoegdheden en verantwoordelijkheden kennen. Weten ze waar ze van zijn en waar ze niet van zijn? En weten ze wie ze moeten aanspreken voor alles waar ze niet van zijn? Rolvastheid is een belangrijke indicator voor regievolwassenheid. Want: in een organisatie waar de mensen niet rolvast zijn, zie je dat sommigen ‘voor de zekerheid’ alles doen. En anderen doen ‘voor de zekerheid’ niets. Gelukkig zijn het vaak de loyale alleskunners die dan ook maar alles oppakken en zo een pleister vormen waarmee ze een fundamenteel gebrek maskeren.
Informatiehuishouding
Twee, heeft de organisatie een adequate informatiehuishouding? Is de ‘harde, blauwe’ kant op orde? Kunnen we koersen op de informatie die beschikbaar is? Of hebben we ‘inzicht tot aan onze neus’? Met deze indicator onderzoek je of de plannen voldoende SMART zijn, of de rapportages echt aanzetten tot sturing en of de administraties volledig, actueel en juist zijn. Zonder goede projectenadministratie, licentiesoverzicht, financiële administratie, CMDB… peddelt de regieorganisatie in een lek roeibootje rond.
Samenwerking
Drie, werken de functionarissen in de regieorganisatie goed samen? Met elkaar, met de klanten en met de leveranciers. Ook deze indicator is van belang om de volwassenheid van een regieorganisatie te leren kennen. Samenwerking kent een formele en een informele kant. Formeel, welke overleggen zijn ingeregeld? Wat is hun doel, hun agenda, hun effectiviteit? Informeel, zoeken we elkaar op als het nodig is? Niet alleen bij urgentie en bij brandjes, maar ook om eens met de benen op tafel te reflecteren over de vraag of het contract brengt wat het beoogt.
Effectieve besturing
En last but not least: is de regieorganisatie in staat om de leveranciers adequaat te besturen, intern én extern? Kan ze eisen stellen, kan zij voortgang volgen en kan zij prestaties écht beïnvloeden? Zie hiervoor mijn vorige blog.
Je bent pas volwassen als deze vier indicatoren op groen staan
Als de opdrachtgever op deze vier indicatoren ‘groen’ scoort, ontstaat vertrouwen en rust rondom de cruciale contracten. Hij verstaat zijn vak en zo kan met de leverancier een effectief tandem ontstaan.
Het is voor regieorganisaties meer dan interessant om de eigen regievolwassenheid eens te laten doorlichten. Alleen de doorlichting al, zo leert de ervaring, leidt tot het goede gesprek!
Meer weten?
Ik ga graag in gesprek over hoe wij dit doen: d.verhoef@kirkmancompany.com.
Regievolwassenheid als onderdeel van relevant willen zijn voor en met partners en leveranciers past in het portfolio van Kirkman Company.
